Ngày nay một máy photocopy không chỉ đơn thuần chỉ thực hiện tác vụ sao chụp thông thường, mà còn được tích hợp thêm một số chức năng thích hợp dùng trong công việc văn phòng như in ấn, scan.

Ngoài ra một số dòng máy còn có thêm chức năng Fax. Thật tiện lợi và hiệu quả tất cả đã được tích hợp trong một chiếc máy nhằm tiết kiệm không gian trong cơ quan làm việc. Vì vậy việc mua sắm một chiếc máy photocopy đa chức năng mà không suy xét một cách tỉ mỉ thì có thể sẽ lãng phí ngân sách

1.     Xác định nhu cầu

Hãy từng bước xét lại tất cả các công việc có nhu cầu sử dụng các chức năng của loại máy photocopy mà bạn định mua, bên cạnh đó cần  phải xem khả năng sao chụp nhiều ít hàng tháng, để chọn ra một chiếc máy có công suất đáp ứng phù hợp nhu cầu sao chụp của bạn hoặc công ty  .

2.     Kế hoạch chi phí

Không chỉ bỏ tiền ra tậu một chiếc máy về là xong. Bạn cần nghĩ xa hơn trong tương lai bạn sẽ phải tốn thêm các khoản chi phí bảo trì hoặc điều gần hơn là phải tiếp mực cho máy. Ngoài ra, những sự cố là điều khó tránh khỏi, vì thế chi phí phải bao gồm cả việc thay thế các bộ phận của máy khi cần thiết. Bạn có thể yêu cầu nơi bán có thể báo giá tham khảo về giá máy, mực, những hư hỏng và các linh kiện thay thế thường gặp để có thể lập bảng ước tính chi phí chính xác hơn.

3.     So sánh giá cả và công năng máy

Đối với một công ty vừa và nhỏ việc trang bị một chiếc máy phục vụ trong công việc hằng ngày, phải bỏ ra một khoản tiền tương đối lớn là quả  là một vấn đề: vì vậy khi tính đến việc mua sắm người dùng cần xem xét tính năng và giá cả của các hãng sản xuất. Trên thì trường hiện nay giá cả một máy photocopy mới của các hãng có giá khoảng từ 1.500 USD – 2.500 USD, tốc độ sao chụp khoảng 16 tờ/phút, đối với những máy tốc độ sao chụp cao hơn khoảng 25 -35 bản/phút giá cả dao động từ 3.000 USD – 4.000 USD.Hầu hết các máy photocopy mới với giá trên chưa bao gồm các phụ kiện kèm theo, nên người mua cần phải hỏi kỹ nơi bán. Bên cạnh đó trên thị trường cũng có một số máy photocopy nhập khẩu chất lượng cao đã qua sử dụng tốc độ sao chụp trung bình từ 35 – 45 tờ/ phút, giá cả chỉ  dao động khoảng từ 1.000 USD, hầu hết các dòng máy này đã tích hợp các phụ kiện kèm theo như bộ tự động nạp bản gốc, tự động đảo mặt bản sao, tích hợp thêm các chức năng in, scan … chất lượng bản chụp thật sắc nét bạn có thể trực tiếp đến các nới bán để tham khảo cụ thể.   

4.     Tìm hiểu về sản phẩm trước khi mua

Trước khi mua bạn cần phải nghiên cứu và thu thập thông tin về sản phẩm dự định mua. Thông tin chi tiết về cấu hình máy có thể tham khảo trực tiếp từ các website của các nhà sản xuất hay quý khách hãy đến tận các cửa hàng để xem thông tin và tình trạng các máy mình dự định mua hoặc tham khảo ý kiến của những người quen đã từng sử dụng. Tất cả công việc này sẽ giúp bạn tìm ra ưu nhược điểm của sản phẩm và có thể biết trước những điểm có lợi cho công việc của bạn hay công ty

5.     Khả năng dùng qua mạng

Nếu bạn đang quản lý một doanh nghiệp vừa phải, hầu hết bạn đều có một mạng lưới kinh doanh, nơi mà tất cả các khách hang của bạn và nhân lực của công ty giao tiếp với nhau. Nếu có nhu cầu dùng máy photocopy kỹ thuật số đa chức năng trong hệ thống này, bạn cần phải chắc chắn rằng trước tiên nó có tính năng kết nối và sử dụng qua mạng. Mua một máy để phục vụ cho nhiều công việc như vậy nhưng lại thiếu chức năng dùng qua mạng sẽ ảnh hưởng nhiều đến hiệu quả kinh doanh.

6.     Phải tiết kiệm hơn

Đừng bao giờ nghĩ rằng một máy photocopy đa chức năng có thể thực hiện cùng một lúc nhiều chức năng , không phải tất cả mọi sản phẩm đều có thể. Ví dụ: bạn phải chờ thực hiện xong việc in ấn rồi mới có thể sử dụng chức năng sao chụp và ngược lại. Việc chọn mua một chiếc máy photocopy đa chức năng ngày này có thể vừa tiết kiệm chi phí và vừa gia tăng hiệu quả trong công việc.

7.     Hiệu quả và ổn định

Bạn có thể biết được hiệu suất và tính ổn định của loại máy định mua bằng cách thực hiên một xem xét nhỏ về điều mà những người từng sử dụng nói về nó. Thật là thất vọng nếu bạn hấp tấp mua một chiếc máy mà bạn nghĩ rằng nó là loại tốt nhất để rồi cuối cùng nhận ra nó có quá nhiều khuyết điểm.

8.     Chế độ bảo hành và dịch phụ hậu mãi

Mọi sự cồ đều có thể phát sinh nếu bạn thường xuyên sử dụng nó. Hãy cố gắng tìm hiểu xem dịch vụ bảo hành và hậu mãi của người bán hay nhà sản xuất đó như thế nào trước khi quyết định mua.

Công ty Trung Việt Hưng chuyên cung cấp may photocopy , cho thuê máy photocopy, dich vu cho thue may photocopy, dịch vụ thuê máy photocopy. Vui lòng liên hệ để biết chi tiết.